- Организация и ведение секретариата мероприятия:
- Финансовый менеджмент, консультации, планирование бюджета правовая поддержка (включая организацию сбора взносов участников мероприятия, подбор локальных подрядчиков и оформление отношений с ними, подготовку бюджета мероприятия, расчета регистрационных взносов, составление сметы мероприятия, привлечение партнеров мероприятия, отчеты о ходе подготовки мероприятия).
- Секретариат и регистрация (включая разработку электронной анкеты участника, оперативную разработку и администрирование сайта мероприятия, организацию и ведение он-лайн регистрации участников, ведение деловой переписки по мероприятию, подготовка бэджей участников и их регистрация на месте проведения мероприятия).
- Работа с материалами мероприятия и участниками (прием и правка материалов, их размещение на сайте, верстка, публикация и тиражирование сборников мероприятия, информационное обслуживание участников).
- Выставки при конференциях (организация и проведение тематических выставок при мероприятии "под ключ", включая привлечение участников выставки, аренду оборудования, планирование застройки, застройку и демонтаж выставки).
- Организация внутреннего пространства мероприятия с учетом категорий участников (зоны допуска), составление пакетов привилегий для участников мероприятия.
- Печатная продукция, портфели участников (включая изготовление и комплектацию пакета участника, нанесение фирменной символики, изготовление и тиражирование печатных материалов конференции).
- Координация в ходе мероприятия.
- Обеспечение GR- и PR-поддержки мероприятия:
- Приглашение к участию в мероприятии представителей профильных государственных учреждений.
- Приглашение к участию в мероприятии профильных общественных и некоммерческих организаций.
- Разработка и реализация программ продвижения мероприятий.
- Работа со СМИ на мероприятии.
- Разработка и обеспечение логистики мероприятия:
- Подбор оптимальной гостиницы для мероприятия.
- Обеспечение комфортных условий работы с гостиницами за счет сложившихся отношений и репутации компании, включая возможные скидки.
- Планирование пошаговой логистики мероприятия.
- Работа с гостиницей: бронирование и размещение участников.
- Визовая поддержка.
- Аренда конференц-зала.
- Аренда конференц-оборудования.
- Организация экскурсионной и культурной программы.
- Организация программы питания участников мероприятия (включая банкеты, фуршеты и т.д.).
- Обеспечение транспортной логистики мероприятия.
- Урегулирование нештатных ситуаций.
- Постоянное взаимодействие с представителем клиента на площадке проведения мероприятия.
- Внедрение систем управления мероприятием:
- Ведение сайта мероприятия (включая разработку и опубликование сайта мероприятия в сети в кратчайшие сроки, его наполнение актуальной информацией и новостями, а также техподдержку).
- Он-лайн регистрация и координация процесса подготовки участников мероприятия.